【庫存管理】建立可靠的庫存數量

【庫存管理】建立可靠的庫存數量

  三分鐘掌握庫存管理  

庫存數量的準確與否,往往是衡量一間公司制度化重要的指標。一般中小企業在面對庫存激烈變動的電商業務時,庫存數量不準是最常見的問題。要搞清楚庫存,就要先了解,「庫存」字面上的刻板印象,常讓管理者以為,那是一個確切的數字。事實上,當你看到這時,只要物流商一按門鈴,不管是送來退貨、新貨、還是取貨,你上一秒才看到的庫存數量,可能就已經變了。

所以,第一個重要的觀念,就是庫存數量如同加熱中的水溫,「庫存數量是動態數據、會一直變動」。因為庫存數量會隨著營運產生變動,那麼只要會影響數量的操作不確實,那麼庫存數量就會不準。

庫存管理五步驟

如圖所示,會影響庫存數量的五大因素,每一項作業,都必須落實數據回報系統的作業。只要有一項產生錯誤,整體數據就會出現誤差。因此落實標準作業流程的貫徹,才是掌握庫存數量的精神。這也就是為什麼管理業界會說,「5分鐘要看一家公司管理好不好,看庫存準不準就知道」的道理。所以,第二個重點,就是「五大要點有一個錯誤,庫存就會不準」。

尚未建立料品編碼,也能啟動的創新架構

傳統ERP方案最基本的工作,就是為所有的料品編國際條碼,進而帶動整個系統工作的運行。但隨著科技的改進,傳統條碼已經走向尾聲。加上大多數的電商中小企業並沒有這項制度,為了改善管理重新更改編碼制度,實際上能夠承受的中小企業實在不多。ECERP解決方案創意的大數據設計,一舉破解了這個存在已久的問題,不管企業要採用編碼,或是不更改編碼,ECERP解決方案都可以順暢推導。

單料庫存數量

➼1.採購相關作業:預定到貨、指定寄送、進貨退回、等各種常見影響庫存問題一次滿足

許多複合式電商企業,採購、進貨、驗貨、退貨等是每天都要處理的作業。採購作業涉及庫存、成本、數量以及帳務的複雜管理,一間公司採購作業控管的精準度,對於降低無貨可出的訂單、估算營業毛利等,都有舉足輕重的影響。電商管理系統解決方案經過多年實務改良的採購方案,可讓企業快速提升數據掌握能力,為後續的營業競賽奠定勝出的基礎。

採購收料明細

收料單

系統自動比對採購進貨數量和實際到貨收料數量

採購和收料數量➼2.調撥移倉作業:庫存於A倉、B倉間的搬動,總庫存數量不變

有多個倉庫據點的電商企業如:主倉庫A、次倉庫B等倉庫;或是將公司商品寄放在平台:總倉庫A、MOMO寄倉、Phcome寄倉的電商企業因應訂單出貨需求,當主倉庫A貨不夠時,會向次倉庫B進行調貨;商品寄放平台者,則需向平台定期做補貨動作,調撥動作是公司庫存數量再倉等之間的轉移,但總庫存數量不變。透過系統有效管理調撥作業,將可以大大提升庫存周轉率。

調撥單

調撥明細

➼3.出貨、退換貨作業

電商公司要處理眾多各種搭配的商品組合,對應訂單的出貨、退貨、換貨,以及衍生的維修,再加上樣品往來、產品報廢,有效的庫存管理制度與系統搭配,清楚知道公司到底存在多少庫存、多少庫存可用量、最低庫存準備量。

庫存總表

出貨明細

出貨訂單

料品展開清單

退換貨明單據記錄客戶退換貨明細,清楚知道哪些庫存將被退回增加或是哪些商品庫存即將寄出減少

退換貨單

➼4.借出、借入作業

借出單

借出單
借出明細

借入單

借入單

借入明細

➼5.人員作業疏失:透過庫存精準度改良方案,優化內部管理制度

企業越大,可能影響庫存數量的環節就越多。只要一個環節出現錯誤,整體的庫存量就會跟著失真。從每天進行的訂單出貨與採購入庫,到樣品進出、退貨換貨、公關送禮、保固維修、寄倉調撥、定期盤點等等,每個環節透過電商管理系統,E化管理內部制度,找出問題對症下藥。

記載料品每次盤點紀錄
庫存盤點紀錄表

記載每個影響庫存每項變動紀錄

庫存變化記錄表

庫存管理系統:讓你掌握好公司庫存數量,且擁有處理庫存滯銷品的能力

採購與行銷處理的大多是熱銷或新品,掌握倉庫裡需要出清或低流通貨品的能力,就有機會創造比同業更強的競爭力。庫存管理系統將影響公司庫存變動的廠商供貨、訂單出貨、寄倉補貨、維修、樣品出借、廠商寄賣等作業,透過簡單的作業表單一次掌控。經營者可以透過系統數據立即知道庫存數據、庫存總額等各項數據,透過倉管每日出貨的數據,系統回隨時比對,讓那些許久不見天日的庫存,有機會讓經營者看見。不管是要透過行銷促銷出清,還是搭配熱門商品組合銷售,不但能為行銷操作提供意想不到的火力支援,還能換回企業重要的營運現金。

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